AIが作った資料を確かめる時は、チェックする項目を先に決める｜具体的な方法を解説
NinoCONNECT BASE 開発担当のNinoです。お疲れ様です！今日は、AIが作った資料を確かめる時に、チェックする項目を先に決めておく方法についての話題です。
AIに頼むと、資料のたたき台はあっという間にできあがります。ところが、いざ見直し始めると「この数字、どこから来たんだろう」「この言い方、お客様に出して大丈夫かな」と気になる所が次々に出てきて、結局けっこうな時間がかかってしまう。そんなこと、ありませんか。
作るのは速くなったのに、確かめるのが重くなった。AIで下書きを作る職場なら、どこでも起こりうることです。
作る時間は減ったのに、見直しが増えた
2026年10月19日、ITmedia ビジネスオンラインが、東京都世田谷区のAI活用の取り組みを伝えました。区は約3か月の間に14の業務でAIを使い、合わせて約2,900時間の作業を減らしたそうです。複数の計画を読み比べて整理する仕事では、240分かかっていた作業が90分になり、浮いた時間を内容の検討に回したといいます。
一方で、記事は課題も伝えています。AIは成果物をすぐに出してくれるぶん、人による見直しが欠かせず、「確認と修正の負担」は増えているというのです。そこで区では、事実や数字に誤りがないか、権利の面で問題がないか、入力した情報が外に出してよい物か、外に向けた表現に問題がないか、といった点を職員が必ず確かめているそうです。
これは役所だけの話ではありません。会議の資料、お客様への案内、社内のお知らせ。どれも、AIで下書きを作ることが増えている物です。
見直しが重くなるのは、どこを見るかが決まっていないから
見直しに時間がかかる理由は、AIの文章が下手だからとは限りません。むしろ、文章がそれらしく整っているせいで、どこから疑えばいいのか分からなくなることが多いのです。
頭から1文ずつ読んで、気になった所でそのたびに調べる。このやり方だと、読む人の体調や忙しさによって、見る深さが変わってしまいます。急いでいる日は大事な数字を見落とし、慎重な日は言い回しばかり直して時間が過ぎる。どちらも、よくある話ですよね。
だから、先に「ここだけは必ず見る」という項目を決めておく。そうすると、見る場所がはっきりして、見落としも減らしやすくなり、時間の見通しも立てやすくなります。
先に決めておきたい4つの項目
世田谷区が挙げている4つの点は、ふだんの仕事にもそのまま使えます。それぞれ、何を見ればいいかを順に見ていきましょう。
1つ目は、事実や数字が元の資料と合っているかを見ること。金額、日付、件数、人の名前、会社名。こうした「間違えると困る物」に印を付けて、1つずつ元の資料と見比べます。AIは、資料に無い数字をもっともらしく書いてしまうことがあります。元の資料のどこに書いてあるかを言えない数字は、使わないくらいの気持ちでちょうどいいと思います。
2つ目は、権利の面で問題がないかを見ること。文化庁は、AIで作った物を使う前に、すでにある作品と似ていないかを確かめることが必要だとしています。確かめ方の例として挙げられているのは、インターネットでの文章や画像の検索です。特に、資料に入れた画像や、キャッチコピーのような短い言葉は、一度検索して確かめておきましょう。
3つ目は、AIに入れた情報が外に出してよい物かを見ること。これは、作った物ではなく「頼む時に入れた物」の確認です。個人情報保護委員会は、入力した個人情報がAIの学習に使われることがあると注意を呼びかけ、サービスの利用規約やプライバシーポリシー（個人情報の扱い方の決まり）を確かめるよう呼びかけています。お客様の名前や社外秘の数字を、そのまま入れていないか。見直しのたびに、ここも一緒に振り返ります。
4つ目は、外に向けた言い方として問題がないかを見ること。社内では気にならない言葉でも、お客様が読むと強すぎたり、誤解を招いたりすることがあります。「必ず」「絶対に」のような言い切りや、相手を決めつける言い方がないか。読む人の立場になって、声に出して読んでみるのもおすすめです。
項目は、AIへの頼み方にも入れておく
チェックする項目が決まったら、それをAIへの頼み方にも書いておくと、見直しがぐっと楽になります。たとえば、資料を作ってもらったあとに、数字や名前を一覧にして出してもらう。そうすれば、人はその一覧を元の資料と見比べるだけで済みます。
下の例文は、AIが作った資料から、確かめるべき所を抜き出してもらう頼み方です。[ ] の所を書き換えて使ってください。
下の資料は、あなたが先ほど作った[会議の資料]です。
人が確認しやすいように、次の4つの点で気になる所を一覧にしてください。
資料を直す必要はありません。一覧だけを出してください。
1. 数字・日付・名前：資料に出てくる物をすべて書き出し、
それぞれ[元にした資料の名前]のどこに書いてあったかを添える。
元の資料に無い物は「元の資料に見当たらない」と書く。
2. 権利：画像やキャッチコピーなど、ほかの作品と似ているかもしれない所。
3. 入力した情報：個人の名前や社外秘に当たりそうな情報が入っている所。
4. 言い方：[お客様]が読んで強すぎる、または誤解されそうな言い方。
【資料】
[ここに資料を貼り付ける]ここで1つ大事なのは、AIが出した一覧そのものも、うのみにしないことです。AIのチェックにも間違いや見落としはあります。一覧は「どこを見ればいいかの手がかり」として使い、元の資料と見比べるのは人が行います。
見直しの時間を、少しずつ短くするには
4つの項目は、メモ1枚に書いて、いつも見える所に置いておくのがおすすめです。資料の種類によって、項目を足してもかまいません。見積もりなら「金額と有効期限」、イベントの案内なら「日時と場所」のように、その仕事で特に間違えたくない物を足していきます。
もう1つは、決めた項目をチームで共有することです。世田谷区も今後、どの仕事でAIを使うか、どんな情報を入れてよいか、どう頼むかといったAIの使い方のノウハウを、組織の中で共有していくとしています。人によって見る所がばらばらだと、同じ資料を何度も見直すことになりがちです。項目がそろっていれば、誰が見ても同じ所を確かめられます。
そして、浮いた時間は、中身を考える時間に回しましょう。世田谷区の例のように、整理の作業が短くなったぶん、内容をじっくり考えられるようになる。それが、AIを使ういちばんの良さかもしれません。
使う前に、気をつけたいこと
AIの答えには、間違いがまじることがあります。文章が自然で読みやすいほど、つい信じてしまいがちです。数字や事実は、必ず元の資料で確かめてください。
また、資料を作ってもらう時も、確認の一覧を作ってもらう時も、お客様の個人情報や社外秘をそのまま入れないようにしましょう。名前は「A社」「担当者B」のように置き換えるだけでも、外に出る情報を減らせます。会社でAIの使い方の決まりがあれば、そちらを先に確かめてください。
そして、その資料を外に出すかどうかを最後に決めるのは、人です。AIは見直しを手伝ってくれますが、責任まで代わってはくれません。
AIのおかげで、資料を作る時間は確かに短くなりました。だからこそ、確かめる所を先に決めておくことが大切になります。次にAIで資料を作る時は、まずメモ1枚に4つの項目を書いてから始めてみてください。どこを見ればいいかが分かっているだけで、見直しはずっと進めやすくなります。
参考にした資料
- AI活用で約2900時間削減した世田谷区、しかし「確認と修正の負担」増加 新たな課題どう対応？（ITmedia ビジネスオンライン・2026年10月19日／確認日：2026年10月20日）
- AIと著作権に関するチェックリスト＆ガイダンス（文化庁・2024年7月31日／確認日：2026年10月20日）
- 生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について（個人情報保護委員会・2023年6月2日／確認日：2026年10月20日）
この記事は、一部AIを利用して執筆しています。
